Постановление Администрации Чудовского муниципального района от 14.07.2015 N 844 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Чудовского муниципального района"

АДМИНИСТРАЦИЯ ЧУДОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 июля 2015 г. № 844

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ЧУДОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Администрации Чудовского муниципального района.

2. Признать утратившими силу постановления Администрации Чудовского района:
от 17.08.2011 № 1136 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Чудовского муниципального района";
от 03.12.2013 № 2163 "О внесении изменений в Положение об архивном отделе Администрации Чудовского муниципального района".

3. Опубликовать постановление в бюллетене "Чудовский вестник" и разместить на официальном сайте Администрации Чудовского муниципального района.

Глава муниципального района
Л.В.ПАЮК





Утверждено
постановлением
Администрации муниципального района
от 14.07.2015 № 844

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЧУДОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Администрации Чудовского муниципального района (далее - архивный отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального района, реализующим полномочия в области архивного дела, осуществляющий управление архивным делом в муниципальном образовании и выполняющим функции муниципального архива.
1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, Уставом Чудовского муниципального района, муниципальными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Чудовского муниципального района и методическими документами уполномоченного органа исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела, приказами и методическими документами архивного управления области в рамках его полномочий, настоящим Положением.
1.3. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами государственной власти области, иными государственными органами, органами местного самоуправления и организациями.
1.4. Архивный отдел является структурным подразделением Администрации Чудовского муниципального района без статуса юридического лица, в установленном порядке пользуется печатью Администрации Чудовского муниципального района; имеет бланк и круглую печать со своим наименованием.
1.5. Место нахождения архивного отдела: Новгородская область, Чудовский район, г. Чудово, ул. Новгородская, д. 5.

2. Цели и задачи архивного отдела

2.1. Деятельность архивного отдела направлена на достижение следующих целей:
2.1.1. Управление архивным делом в Чудовском муниципальном районе;
2.1.2. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципального архива, музеев, библиотек;
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений области;
2.1.3. Обеспечение исполнения отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, переданных органам местного самоуправления областными законами;
2.1.4. Оказание методической и практической помощи представителям муниципальных организаций, предприятий и учреждений по организации документооборота в делопроизводстве и формированию ведомственного архива.
2.2. Основными задачами архивного отдела являются:
2.2.1. Обеспечение безопасности муниципального архива и архивных фондов; повышение защищенности, технической укрепленности и пожарной безопасности муниципального архива;
2.2.2. Реализация Стратегии информационного общества в Российской Федерации;
2.2.3. Обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией, необходимой для их функционирования, а также реализации гражданами конституционных прав;
2.2.4. Взаимодействие с источниками комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

3. Полномочия архивного отдела

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие полномочия:
3.1. Разрабатывает программы и основные направления развития архивного дела в Чудовском муниципальном районе, организует их реализацию и отчитывается о выполнении, в установленном порядке;
3.2. Участвует в реализации государственных, муниципальных программ развития архивного дела;
3.3. Осуществляет анализ значений показателей эффективности деятельности архивного отдела, в рамках отдельных переданных государственных полномочий, и проведение работы по стабилизации и улучшению значений данных показателей;
3.4. Готовит проекты нормативных правовых актов по вопросам обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов;
3.5. Вносит на рассмотрение Администрации муниципального района предложения по развитию архивного дела;
3.6. Готовит предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности Чудовского муниципального района, в собственность Российской Федерации, Новгородской области, иных муниципальных образований;
3.6. Готовит и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности.

4. Функции архивного отдела

Архивный отдел выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности Чудовского муниципального района, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций, архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве;
архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
документов временного хранения, в том числе по личному составу, на различных видах носителей ликвидированных организаций всех форм собственности, действовавших на территории Чудовского муниципального района;
архивных документов частной собственности, хранящихся на договорной основе;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, отражающих прошлое и настоящее Чудовского муниципального района;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела;
4.2. Ведет учет архивных фондов и архивных документов, принятых в архивный отдел, в том числе в автоматизированном режиме, представляет в установленном порядке учетные данные в уполномоченный орган исполнительной власти Новгородской области в области архивного дела, в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного Приказом Росархива от 11 марта 1997 года № 11;
4.3. Составляет и представляет на утверждение Администрации списки юридических и физических лиц - источников комплектования архивного отдела после согласования их с уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в области архивного дела, проводит систематическую работу по их уточнению. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.
4.4. Готовит проекты договоров между Администрацией Чудовского муниципального района и собственниками или владельцами архивных документов;
4.5. Осуществляет отбор и прием на хранение:
документов Архивного фонда области;
документов по личному составу, архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, органов местного самоуправления, ликвидированных муниципальных и негосударственных организаций, действовавших на территории Чудовского муниципального района;
4.6. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности и научное описание документов, хранящихся в архивном отделе;
4.7. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении;
4.7.1. Рассматривает и готовит к согласованию экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) департамента культуры и туризма Новгородской области или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива;
4.7.2. Рассматривает и представляет на утверждение или согласование ЭПК департамента культуры и туризма Новгородской области описи дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования архивного отдела (при предоставлении права рассмотрения и утверждения описи дел постоянного хранения, рассматривает и согласовывает номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивного отдела);
4.7.3. Ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования архивного отдела;
4.7.4. Оказывает методическую и практическую помощь работникам архивов организаций - источников комплектования по отбору документов в состав Архивного фонда области и подготовке к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу, по ведению учета документов архива организаций, по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
4.7.5. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;
4.7.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов организаций - источников комплектования; проводит совещания, семинары, консультации по архивному делу;
4.8. Организует работу экспертно-проверочной комиссии архивного отдела в соответствии с Положением о ней (при предоставлении права утверждения описей дел постоянного хранения);
4.9. Информирует Администрацию Чудовского муниципального района, уполномоченный орган исполнительной власти Новгородской области в области архивного дела о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела;
4.10. Информирует органы местного самоуправления, иные организации Чудовского муниципального района о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве, по актуальной тематике, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, встречи с общественностью, ведет публикационную деятельность;
4.11. Исполняет запросы социального правового характера и иные запросы юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам поиска документов, в том числе по личному составу;
4.12. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива, архивные справочники о составе и содержании документов и другие, в том числе автоматизированные, информационно-поисковые системы и базы данных;
4.13. Готовит для Администрации Чудовского муниципального района предложения о поощрениях работников архивного отдела, архивов и делопроизводственных структур организаций, иных физических и юридических лиц, внесших значительный вклад в развитие архивного дела, документального обеспечения управления, краеведения на территории Чудовского муниципального района.

5. Права архивного отдела

Для исполнения установленных действующим законодательством полномочий архивный отдел вправе:
5.1. Получать от организаций - источников комплектования, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов;
5.2. Принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях-источниках комплектования, организуемых архивным управлением департамента культуры и туризма Новгородской области;
5.3. Давать в пределах своей компетентности организациям - источникам комплектования, другим муниципальным организациям и учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы их архивов;
5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах и других мероприятиях по вопросам работы архивов организаций, проводимых Администрацией, ее структурными подразделениями;
5.5. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования;
5.6. Ставить перед Администрацией Чудовского муниципального района; архивным управлением департамента культуры и туризма Новгородской области вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
5.7. Взаимодействовать в своей деятельности с архивным управлением департамента культуры и туризма Новгородской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов;
5.8. Создавать экспертно-проверочную комиссию для решения вопросов экспертизы ценности документов и включения их в состав Архивного фонда области, Совет содействия архивному делу.

6. Организация работы архивного отдела

6.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности Главой муниципального района.
6.2. Заведующий архивным отделом:
6.2.1. Организует в соответствии с настоящим Положением работу архивного отдела;
6.2.2. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью архивного отдела;
6.2.3. Несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей в соответствии с действующим законодательством;
6.2.4. Обеспечивает проведение работы по стабилизации и улучшению значений показателей эффективности деятельности архивного отдела:
в рамках отдельных переданных государственных полномочий;
реализации основных направлений развития архивного дела в муниципальном районе;
в обеспечении сохранности архивных документов;
организации учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов, относящихся к областной собственности и других архивных документов;
реализации плановых организационных мероприятий;
удовлетворенности пользователей качеством предоставляемых муниципальных услуг.
6.3. Структура и штаты архивного отдела определяются штатным расписанием Чудовского муниципального района;
Назначение на должность и освобождение от должности работников отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством;
Финансовое обеспечение деятельности архивного отдела осуществляется за счет средств, предусмотренных в бюджете муниципального района.
6.4. Ликвидация и реорганизация архивного отдела проводятся в установленном законодательством порядке.


------------------------------------------------------------------